Uitdaging
Sinds de gemeenten verantwoordelijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording hadden de gemeente Achtkarspelen & Tytsjerksteradiel behoefte om de rechtmatigheid van onderhandse inkoopacties inzichtelijk te maken. De gemeenten wilden weten of de juiste inkoopprocessen en -procedures vanuit het inkoopbeleid werden gevolgd.
Aanpak
Allereerst hebben Jitze en Marten samen gekeken naar de crediteurenadministratie en hebben een analyse uitgevoerd over de uitgaven. Met deze analyse hebben we een verdeling gemaakt van crediteuren, inkooppakketten en kosten over meerdere jaren. Alle crediteuren die onder EU drempel hebben we onderzocht op processtappen en rechtmatigheid van de gekozen procedures.
Resultaat
De gemeenten hebben een overzicht met de resultaten van alle crediteuren die ze rechtstreeks in hun jaarverslag kunnen vermelden. We hebben een handreiking met stappen beschreven waarop de gemeenten in het vervolg hun onderhandse inkoopacties kunnen beoordelen op rechtmatigheid. Daarnaast hebben beide gemeenten nu een helder beeld van de huidige werkwijze en duidelijke handvatten om stappen vooruit te zetten. Simpel en praktisch – zoals wij dat graag doen.
