Uitdaging
De Rijksuniversiteit Groningen heeft ons gevraagd om een inkooptraject te begeleiden voor het onderhoud van de liften en gevelliften. De huidige overeenkomst liep af en de universiteit moest vanwege de omvang deze opnieuw Europees aanbesteden.
Aanpak
Na een analyse van de huidige overeenkomst en de uitgaven hebben we een kick-off georganiseerd met de projectgroep met materiedeskundigen. Hier hebben we uitleg gegeven over de te volgen aanbestedingsprocedure en planning.
Daarnaast hebben we onderlinge verwachtingen afgestemd en alvast nagedacht over hoe de ideale wereld er uit zou zien voor het onderhoud van liften. Na het opstellen van de inkoopstrategie hebben we ervoor gekozen om een Europese Openbare aanbesteding via Mercell uit te voeren in drie percelen:
- Liftonderhoud Zernike,
- Liftonderhoud Binnenstad en
- onderhoud gevelliften
In de gunningscriteria hebben we naast prijs ook gekeken naar Kernwaarden en gedragskenmerken van een leverancier, beschikbaarheid liften vergroten en mogelijke kansen zoals predictive maintenance.
Resultaat
Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure heeft de universiteit een nieuwe overeenkomst waar gestuurd kan worden op heldere KPI’s en gedrag van de leverancier. Daarnaast zijn er heldere afspraken gemaakt over de uitvoering van de MJOB, keuringen, correctief en preventief onderhoud. Tevens kan er nu invulling worden gegeven aan de pilot predictive maintenance.
Helaas hadden we geen inschrijvers op het perceel gevelliften.
We hebben vervolgens partijen die actief zijn in deze markt gevraagd waarom ze niet hadden ingeschreven.
Op basis van deze input hebben we in een relatief korte tijd een nieuwe Europese aanbesteding gepubliceerd voor alleen de Gevelliften.
